Digitale Lohnausweise: Weniger Aufwand, mehr Transparenz für Mitarbeitende

Bei unserem Kunden haben wir in den letzten Monaten einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung der HR‑Prozesse umgesetzt: Die Lohnausweise für alle Mitarbeitenden mit Arbeitsort Schweiz werden neu zentral im digitalen Personaldossier abgelegt.

Ausgangslage

Bisher war die Bereitstellung der Lohnausweise mit manuellem Aufwand, Medienbrüchen und dezentraler Ablage verbunden. Das erschwerte die Arbeit im HR und machte es für Mitarbeitende komplizierter, ihre Unterlagen schnell zu finden.

Unser Ansatz

Gemeinsam mit HR, internen Fachspezialisten und externen Partnern haben wir einen klar strukturierten Prozess aufgebaut, der:

• die jährlichen Lohnausweise gesammelt bereitstellt

• diese sicher ins jeweilige Personaldossier der Mitarbeitenden überführt

• den Zugriff konsequent nach Datenschutz‑Vorgaben einschränkt

• Fehlerfälle transparent macht, damit sie gezielt nachbearbeitet werden können

Besonders wichtig war dabei, dass sensible Personaldaten jederzeit geschützt sind und nur berechtigte Personen darauf zugreifen können.

Der Mehrwert für unseren Kunden und die Mitarbeitenden

• Für Mitarbeitende:

  • Lohnausweise sind zentral im digitalen Dossier verfügbar

  • Zugriff jederzeit und ortsunabhängig

  • Klare Benennung und Ablagestruktur erleichtert das Wiederfinden

• Für HR:

  • Deutlich weniger manueller Aufwand bei der jährlichen Bereitstellung

  • Einheitliche, revisionssichere Ablage

  • Transparente Fehlerbehandlung statt mühsamer Einzelfall-Suche

• Für den Kunden:

  • Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen

  • Stärkung der Datensicherheit und des Datenschutzes

  • Ein weiterer Baustein in der Gesamtstrategie zur Digitalisierung der HR‑Prozesse

    
    

Lessons Learned & Ausblick

Im Projektverlauf haben wir wertvolle Erfahrungen gesammelt – unter anderem im Umgang mit Spezialfällen wie Austritten oder internen Stellenwechseln. Diese Erkenntnisse fliessen bereits in die Planung der nächsten Ausbaustufen ein, insbesondere im Hinblick auf künftige gesetzliche Anforderungen (z.B. neue Standards bei der Lohnmeldung).