Automatisierter Personaldossier-Import – vom Dateichaos zum revisionssicheren Dossier

Ausgangslage

Das HR eines Unternehmens stand vor einem typischen Problem: Personaldokumente wie Verträge, Lohnabrechnungen oder Bestätigungen kamen aus ganz unterschiedlichen Quellen – aus externen Systemen, internen HR-Anwendungen und lokalen Dateiablagen.

Die Verarbeitung war mühsam und fehleranfällig:

• Dokumente mussten manuell heruntergeladen, umbenannt und in Ordnern abgelegt werden.

• Die Zuordnung zu den richtigen Mitarbeitenden war nicht immer eindeutig.

• Bei Wiedereintritten oder internen Wechseln gingen Dokumente verloren oder mussten umständlich zusammengesucht werden.

Das Ziel war ein durchgängig digitaler, automatisierter Prozess, der Personaldokumente zuverlässig ins richtige Dossier bringt – nachvollziehbar, effizient und revisionssicher.

Lösung: Ein durchgängiger, automatisierter HR-Dokumentenfluss

Gemeinsam wurde ein automatischer Importprozess für Personaldokumente aufgebaut, der im Hintergrund läuft und alle wichtigen Schritte abdeckt – von der Anlieferung bis zur Ablage im Personaldossier.

Die Lösung umfasst:

• Zentrale Mitarbeiter-ZuordnungTäglich wird automatisch eine aktuelle Liste aller Mitarbeitenden erzeugt. Sie dient als Referenz, damit jedes Dokument eindeutig der richtigen Person zugeordnet werden kann – auch bei komplexen Fällen wie Teilzeit, Funktionswechseln oder mehreren Engagements.

• Automatischer Umgang mit Wechseln und WiedereintrittenWenn Mitarbeitende intern die Einheit wechseln oder nach einiger Zeit zurückkehren, werden relevante Dokumente automatisch in das neue Dossier übernommen. HR muss keine Alt-Dossiers mehr durchsuchen.

• Regelbasierte Verarbeitung aller eingehenden DokumenteDokumente aus Vorsystemen und internen Ablagen werden laufend eingelesen. Klare Regeln zur Benennung und Struktur sorgen dafür, dass:

  • die richtige Person erkannt wird,

  • die Dokumentenart korrekt gesetzt wird (z.B. Vertrag, Lohn, Bestätigung),

  • das korrekte Ursprungsdatum hinterlegt ist – wichtig für Aufbewahrungsfristen und Nachvollziehbarkeit.

• Transparenter Betrieb und FehlerbehandlungDokumente, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, landen automatisch in einem separaten Bereich. Dort können sie gezielt überprüft und korrigiert werden, ohne den laufenden Prozess zu stören.

Ergebnisse und Mehrwert

Durch den neuen, automatisierten Importprozess ergeben sich für das Unternehmen und das HR-Team klare Vorteile:

• Deutlich weniger manueller AufwandRoutineaufgaben wie Herunterladen, Umbenennen und Einsortieren entfallen weitgehend. HR kann sich auf Beratung und inhaltliche Themen konzentrieren.

• Weniger Fehler, höhere DatenqualitätEinheitliche Regeln und ein klarer Prozess reduzieren Fehlablagen und Lücken in den Personaldossiers.

• Bessere Unterstützung des Mitarbeiter-LebenszyklusVom Eintritt über interne Wechsel bis zum Austritt bleiben die Dossiers vollständig und nachvollziehbar – auch über längere Zeiträume hinweg.

• Revisionssichere AblageUrsprungsdaten und Dokumentenarten sind sauber gepflegt, was die Einhaltung von gesetzlichen und internen Vorgaben unterstützt.

• Skalierbarkeit und ZukunftssicherheitNeue Dokumenttypen oder zusätzliche Quellen können Schritt für Schritt integriert werden, ohne den bestehenden Prozess zu gefährden.

Fazit

Aus einem arbeitsintensiven und fehleranfälligen Ablauf ist ein stabiler, automatisierter HR-Dokumentenprozess geworden.Personaldossiers werden heute schnell, korrekt und vollständig aufgebaut – und bilden damit eine verlässliche Grundlage für moderne, digitale HR-Arbeit.