Importation automatisée des dossiers du personnel – du chaos des fichiers à un fichier à l'épreuve des audits

Situation initiale

Le service des ressources humaines d'une entreprise était confronté à un problème typique : les documents relatifs au personnel, tels que les contrats, les bulletins de paie ou les confirmations, provenaient de sources très différentes : des systèmes externes, des applications RH internes et des systèmes de stockage de fichiers locaux.

Le processus était fastidieux et sujet à erreurs :

• Les documents devaient être téléchargés manuellement, renommés et placés dans des dossiers.

• L'attribution des tâches aux employés compétents n'était pas toujours claire.

• En cas de réadmission ou de mutation interne, les documents étaient souvent perdus ou devaient être rassemblés laborieusement.

L’objectif était de mettre en place un processus entièrement numérique et automatisé permettant de classer de manière fiable les documents du personnel dans le bon dossier – de façon transparente, efficace et à l’épreuve des audits.

Solution : Un flux de documents RH fluide et automatisé

Ensemble, ils ont mis en place un processus d'importation automatisé des documents du personnel, qui fonctionne en arrière-plan et couvre toutes les étapes importantes, de la livraison au classement dans le dossier du personnel.

La solution comprend :

• Affectation centralisée des employés : Une liste actualisée de tous les employés est générée automatiquement chaque jour. Elle sert de référence pour garantir que chaque document soit clairement attribué à la personne concernée, même dans des cas complexes tels que le travail à temps partiel, les changements de poste ou les missions multiples.

• Gestion automatisée des mutations et des réintégrations : lorsqu’un employé change de service en interne ou revient après une période d’inactivité, les documents pertinents sont automatiquement transférés dans son nouveau dossier. Le service des ressources humaines n’a plus besoin de consulter les anciens dossiers.

• Traitement de tous les documents entrants selon des règles prédéfinies. Les documents provenant des systèmes en amont et des référentiels internes sont importés en continu. Des règles claires de nommage et de structure garantissent que :

  • La bonne personne a été identifiée.

  • le type de document est correctement défini (par exemple contrat, salaire, confirmation),

  • La date d'origine exacte est enregistrée – un point important pour les durées de conservation et la traçabilité.

• Fonctionnement transparent et gestion des erreurs : les documents non clairement attribuables sont automatiquement déplacés vers un espace dédié. Ils peuvent alors être examinés et corrigés sans perturber le processus en cours.

Résultats et valeur ajoutée

Le nouveau processus d'importation automatisé offre des avantages indéniables pour l'entreprise et l'équipe RH :

• Le travail manuel est considérablement réduit . Les tâches routinières telles que le téléchargement, le renommage et le tri sont largement éliminées. Les RH peuvent ainsi se concentrer sur le conseil et les sujets liés au contenu.

• Moins d'erreurs, meilleure qualité des données : des règles uniformes et un processus clair réduisent les erreurs de classement et les lacunes dans les dossiers du personnel.

• Un meilleur accompagnement tout au long du cycle de vie des employés : de l’intégration au départ, en passant par les mutations internes, les dossiers restent complets et traçables, même sur de longues périodes.

• Stockage à l'épreuve des audits : les données et documents originaux sont méticuleusement conservés, ce qui garantit la conformité aux exigences légales et internes.

• Évolutivité et pérennité : De nouveaux types de documents ou des sources supplémentaires peuvent être intégrés progressivement sans compromettre le processus existant.

Conclusion

Ce qui était autrefois un processus laborieux et sujet aux erreurs est devenu un processus de gestion documentaire RH stable et automatisé. Les dossiers du personnel sont désormais créés rapidement, avec précision et exhaustivité, constituant ainsi une base fiable pour un travail RH moderne et numérique.