Certificats de salaire numériques : moins d’efforts, plus de transparence pour les collaborateurs

Au cours des derniers mois, nous avons accompagné notre client dans une étape importante de la digitalisation de ses processus RH : les certificats de salaire pour tous les collaborateurs ayant leur lieu de travail en Suisse sont désormais enregistrés de manière centralisée dans le dossier personnel numérique.

Situation initiale

Auparavant, la distribution des bulletins de paie impliquait un travail manuel, des interruptions liées aux médias et un stockage décentralisé. Cela compliquait la tâche des RH et rendait plus difficile pour les employés de retrouver rapidement leurs documents.

Notre approche

En collaboration avec les RH, les spécialistes internes et les partenaires externes, nous avons mis en place un processus clairement structuré qui :

• fournit les bulletins de paie annuels collectés

• Ces informations sont transférées en toute sécurité dans le dossier personnel respectif des employés.

• restreint systématiquement l'accès conformément à la réglementation sur la protection des données.

• Cela permet de rendre les cas d'erreur transparents afin qu'ils puissent être traités spécifiquement.

Il était particulièrement important que les données personnelles sensibles soient protégées en permanence et que seules les personnes autorisées puissent y accéder.

La valeur ajoutée pour nos clients et nos employés

• Pour les employés :

  • Les relevés de salaire sont disponibles de manière centralisée dans le dossier numérique.

  • Accès à tout moment, partout

  • Une structure de classement et de dénomination claire facilite la recherche des documents.

• Pour les RH :

  • Effort manuel considérablement réduit pour l'approvisionnement annuel

  • Classement uniforme et à l'épreuve des audits

  • Gestion transparente des erreurs au lieu de recherches fastidieuses au cas par cas.

• Pour le client :

  • Respect des délais légaux de conservation

  • Renforcer la sécurité et la protection des données

  • Un autre élément constitutif de la stratégie globale de numérisation des processus RH

    
    

Leçons apprises et perspectives

Tout au long du projet, nous avons acquis une expérience précieuse, notamment dans la gestion de cas particuliers tels que les départs de collaborateurs ou les mutations internes. Ces connaissances sont d'ores et déjà mises à profit dans la planification des prochaines phases d'expansion, en particulier au regard des futures obligations légales (par exemple, les nouvelles normes en matière de déclaration de la paie).